Avez-vous des dossiers importants à stocker, mais vous ne savez pas où les conserver ? Vous devez vous tourner vers le coffre-fort électronique. Il s’agit d’un système de stockage qui vous permet de conserver vos fichiers en toute sécurité. Voici quelques-uns de ces multiples avantages.
Économie d’équipement et accès de n’importe où
Avec le coffre-fort électronique, vous pouvez vous passer de toute sorte d’équipements pour le stockage de documents et de fichiers. L’élimination de tout matériel inutile signifie également l’élimination de toute la maintenance qui l’accompagne.
En outre, le matériel est généralement sujet à l’obsolescence au fil du temps et perd progressivement sa valeur, ce qui n’est pas le cas des coffres-forts numériques. En effet, ils seront mis à jour en fonction de l’évolution technologique, sans même que vous vous en rendiez compte.
Coffre fort rh vous permet d’accéder à tous vos fichiers à tout moment et en tout lieu. Avec la seule exigence d’avoir internet, vous pouvez avoir tous vos documents disponibles simultanément sur votre mobile, tablette et ordinateur.
Coordination avec l’équipe
Le fait de disposer de documents sur des coffres-forts numériques facilite l’échange de fichiers entre les services et accélère les tâches de gestion des documents dans tous les types de processus internes de l’entreprise. Qu’il s’agisse de vente directe ou de gestion des documents avec votre CRM ou d’autres systèmes web.
Avec les systèmes du coffre-fort en ligne, il est possible d’organiser les documents par département. De cette manière, vous pouvez créer des dossiers, et donner des autorisations d’accès uniquement aux personnes impliquées dans la gestion de ces documents. En outre, les coffres-forts électroniques peuvent être facilement intégrés à vos systèmes CRM ou ERP, ce qui permet de centraliser l’échange de fichiers ou de documents internes.
Sécurité, confidentialité et mise à niveau
Il est très courant d’avoir le sentiment que le fait de télécharger tous les documents ou fichiers dans le coffre-fort électronique n’est pas sûr, et génère un état de méfiance. Cependant, la vérité est qu’il n’est pas plus insécurisant de les avoir dans le coffre-fort que sur vos appareils. En règle générale, un fournisseur de service de coffre-fort numérique vous offrira plus de sécurité que les systèmes misent en œuvre dans vos propres équipements et infrastructures.
Par ailleurs, les coffres-forts numériques sont généralement fournis par des fournisseurs, disposant normalement d’une grande infrastructure. Cela leur permet d’effectuer des mises à jour et des travaux de maintenance progressivement. Grâce à cela, vous aurez une garantie que vous n’auriez pas avec le matériel, la sécurité d’avoir un service actualisé. Cependant, au moment de choisir un coffre-fort électronique, vous devez tenir compte de certains points essentiels. Il s’agit entre autres des protocoles de sécurité utilisés par le fournisseur, les systèmes de cryptage des données, les politiques de sécurité. Prenez en compte aussi le respect de la législation qui doit être appliquée, ainsi que la sauvegarde et l’assistance dans les situations défavorables.
Logiciels écologiques, durables et à faible coût
Avec les coffres-forts en ligne, la gestion et le stockage des fichiers se font numériquement, ce qui réduit considérablement l’utilisation du papier et contribue ainsi à un avenir durable et écologique. De cette façon, l’économie de ressources et la consommation d’énergie favorisent la réduction des émissions, en évitant l’utilisation d’infrastructures et de logistique qui, d’une manière ou d’une autre, sont polluantes.
Par ailleurs, ce type de service est généralement très économique et, en outre, il est adapté à ce dont vous avez réellement besoin, tant en termes de taille de stockage que de ressources. Cela permet d’économiser encore plus et de contracter ce que vous avez réellement utilisé.
De plus, ces systèmes sont très simples à utiliser, ce qui signifie qu’ils ne nécessitent pas de formation préalable approfondie pour tout le personnel qui sera chargé d’utiliser les services. Cela se traduit généralement par une économie importante de ressources.
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